Albrecht JUNG kalkuliert in SAP vier- bis fünfmal schneller

Der Schalterhersteller Albrecht JUNG führt die Produktkostenkalkulation in SAP statt in Excel und zum Teil mit Papierausdrucken durch. Das gilt für die entwicklungsbegleitende Kalkulation ebenso wie für die Angebotskalkulation. Die Kalkulationen beruhen auf einer einheitlichen Datenbasis und sind seither vier- bis fünfmal schneller erledigt.

Produktkostenkalkulation in SAP

Zuvor liefen beide Prozesse außerhalb des SAP-Systems, und das war zeitaufwendig und umständlich. Die entwicklungsbegleitende Kalkulation entstand in speziellen Excel-Templates. Für die Angebotskalkulation nutzte JUNG ebenfalls Excel, zum Teil mit Papierausdrucken von SAP-Screenshots.

Gesucht war deshalb ein Werkzeug, das Kalkulationen samt Versionierung und Dokumentation komplett im System abbildet. Jeder Schritt sollte jederzeit nachvollziehbar sein. Zugleich sollte das Tool so flexibel sein wie Excel: SAP-Daten ändern, Kalkulationen ohne SAP-Stammdaten durchführen, Positionen hinzufügen oder löschen. Fündig wurde JUNG beim ORBIS Product Cost Calculator (ORBIS PCC) der ORBIS SE, der sich in das bestehende SAP System einfügt.

Angebote in zwei bis drei statt acht bis 15 Minuten

„Da das Tool direkt auf aktuelle SAP-Daten zugreift, sei es auf Materialstammdaten, Stücklisten, Arbeitspläne, Arbeitsplätze, Preise, Tarife, Gemeinkostensätze oder Wechselkurse, erstellen wir Kalkulationen im Sinne einer Single Source of Truth einheitlich und auf einer homogenen Datenbasis“, sagt Hendrik Weber, Controlling Technologie & Innovation bei Albrecht JUNG.

Zugleich entfällt das manuelle Auslesen von Daten aus SAP samt Hin-und-her-Kopieren. Deshalb dauert eine kleine Angebotskalkulation nur noch zwei bis drei Minuten. Früher waren es acht bis 15 Minuten, bis die Baugruppen ausgetauscht waren. Ein Kalkulator schafft damit bis zu 20 Kalkulationen pro Tag statt fünf wie bisher.

„Das ist durchaus ein wettbewerbskritischer Faktor“, erläutert Hendrik Weber. Denn auch in der Gebäudetechnik geht der Trend zu individualisierten Produkten. Hier muss JUNG Kundenanfragen zu Machbarkeit und Preis eines Artikels in kürzester Zeit möglichst präzise beantworten.

Zusätzlich beschleunigen Templates die Arbeit. Jede Kalkulation eines individuellen Artikels liegt samt Daten in SAP. Daher dienen Standardwerte wie Prozess- und Fräszeiten oder Lackierkosten als Vorlage für ähnliche Produkte. Dank dieser Geschwindigkeitsvorteile bearbeitet das Controlling kundenindividuelle Kalkulationen, die täglich anfallen, in der Regel am selben Tag.

Herstellkosten bis zur Einzelposition im Blick

Alle Kalkulationsversionen liegen in SAP. Deshalb lassen sich Abweichungen gegenüber einer Vor- oder Ursprungsversion bis auf die Ebene einzelner Positionen lückenlos nachvollziehen. Hinzugefügte Positionen erscheinen in der Benutzeroberfläche grün, gelöschte, aber noch sichtbare Positionen rot.

Bei der entwicklungsbegleitenden Kalkulation verfolgt JUNG über die Zusatzfunktion „Detailvergleich“, wie sich die Herstellkosten entwickeln. Der Vergleich reicht bis hinunter auf die Positionsebene und begleitet den gesamten Produktentstehungsprozess. Auch den Einfluss mengenabhängiger Staffelpreise stellt das Tool mit wenig Aufwand dar. Für neue Materialien ohne Materialnummer in SAP legt JUNG vorerst Platzhalter an und versieht sie mit einem Preis. Ebenso kalkuliert das Unternehmen Artikel aus dem SAP-Variantenkonfigurator im Add-on. Das Ergebnis der Konfiguration fließt automatisch ein.

Einführung zügig und unter Budget

Die Einführung der Produktkostenkalkulation in SAP ging zügig voran, und die veranschlagten Kosten unterschritt JUNG sogar. Das verbleibende Budget floss in die Umsetzung weiterer Anforderungen. Zudem hielten sich Aufwand und zeitliche Belastung für die interne IT in engen Grenzen. Die Endanwender erlernten den Umgang mit dem Tool dank der einfachen Oberfläche recht schnell. Das sorgt für hohe Akzeptanz.

Für die Zeit nach der Umstellung auf SAP S/4HANA hatte JUNG weitere Schritte vorgesehen. Das SD-Angebot sollte dann direkt aus dem Kalkulationstool entstehen. Zudem sollte die Excel-Import-Funktion intensiver zum Einsatz kommen, und auch Materialstammdaten, Stücklisten und Arbeitspläne sollten sich direkt aus der Kalkulation erzeugen lassen, um die Kalkulatoren zu entlasten.