Digitalisierung der Verwaltung: Behörden im Schritttempo unterwegs
Bei der Digitalisierung der Verwaltung treten deutsche Behörden auf der Stelle. Erst 28 Prozent haben ihre Verwaltungsleistungen komplett digitalisiert, während 34 Prozent noch weitgehend offline arbeiten. Das ist ein Kernergebnis der Studie „Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung 2026″, die CIO und COMPUTERWOCHE gemeinsam mit den Partnern UiPath und Materna realisiert haben. Die Grundlage bilden 316 Interviews mit Entscheiderinnen und Entscheidern aus Behörden aller Größen und Verwaltungsebenen. Den Studienbericht habe ich für die COMPUTERWOCHE verfasst.
Reifegrad 4 bleibt für viele Behörden Zukunftsmusik
Den höchsten Reifegrad der Stufe 4, also die medienbruchfreie Leistungserbringung inklusive Once-Only-Prinzip, erreichen im Schnitt nur 14 Prozent der Behörden. Zudem können 65 Prozent der Befragten keinen verbindlichen Termin für das Erreichen von Reifegrad 4 nennen, sodass ein klarer Zeithorizont für diesen Qualitätssprung fehlt. Zwischen theoretischem Automatisierungspotenzial und Realität klafft ebenfalls eine Lücke, denn während die Behörden das Potenzial im Schnitt auf 49 Prozent taxieren, sind bislang nur 23 Prozent der Prozesse tatsächlich automatisiert.
Fehlende Standards und Föderalismus als Hauptbremse
Die Ursachen für den schleppenden Fortschritt sind struktureller Natur. 48 Prozent der Befragten sehen fehlende Standards für Daten und Schnittstellen als größtes Hemmnis, weitere 40 Prozent die föderale Zersplitterung ohne zentrale Steuerung. Dahinter rangieren gleichauf mit jeweils 37 Prozent Know-how-Defizite, IT-Fachkräftemangel, Datenschutzunsicherheiten und knappe Budgets. Auffällig sind zudem die Wahrnehmungsunterschiede zwischen den Funktionsträgern, denn bei der föderalen Zersplitterung liegen Behördenleitung mit 24 Prozent und IT-Verantwortliche mit 46 Prozent ganze 22 Prozentpunkte auseinander.
Once-Only bleibt Wunschbild statt Verwaltungsrealität
Ebenfalls groß ist der Abstand zwischen politischem Zielbild und gelebter Praxis beim Once-Only-Prinzip. 47 Prozent der Befragten sehen die im Onlinezugangsgesetz verankerte Pflicht, Daten nur einmal zu erheben, eher als Wunschbild denn als Realität. Nur 18 Prozent halten eine Umsetzung in den kommenden fünf Jahren für realistisch. Am skeptischsten sind ausgerechnet Kommunen mit 16 Prozent, obwohl sie wegen der meisten Bürgerkontakte am stärksten profitieren würden. Bundesbehörden zeigen sich mit 27 Prozent dagegen deutlich zuversichtlicher.
Mehr zu ähnlichen Studienberichten finden Sie in meiner früheren Analyse zu [LINK: Digitale Verwaltung zwischen Anspruch und Realität → /digitale-verwaltung-anspruch-realitaet] sowie im Überblick zu [LINK: KI-fähigen Datenplattformen 2026 → /ki-faehige-datenplattformen-2026].
Cloud und KI im Aufwind, Datenschutz bremst noch
Cloud-Dienste sind in der Verwaltung inzwischen kein Randthema mehr. Knapp 39 Prozent der Behörden nutzen sie, weitere 22 Prozent planen den Einsatz. Als größte Hürde nennen 59 Prozent Datenschutzanforderungen wie die DSGVO. Die 2025 gestartete Deutsche Verwaltungs-Cloud (DVC) sehen 37 Prozent als Ergänzung bestehender Infrastrukturen, doch 52 Prozent kennen sie nach eigener Aussage kaum. Bei Künstlicher Intelligenz sind 29 Prozent der Behörden bereits aktiv, weitere 17 Prozent planen den Einsatz. Der eigentliche Engpass liegt beim Know-how, denn nur 31 Prozent der Behörden verfügen nach eigener Einschätzung vollständig oder ausreichend über die nötigen Daten- und KI-Skills.
Digitalisierung der Verwaltung: Erfolgsmessung bleibt aus
Ein blinder Fleck ist zudem die Steuerung der Digitalisierung selbst, denn ein Viertel der Behörden führt gar keine Erfolgskontrolle durch. Nur elf Prozent messen den Digitalisierungserfolg systematisch. Dazu passt die verhaltene Zufriedenheit mit der eigenen Behörden-IT, denn am besten schneiden die Security-Anforderungen mit 43 Prozent ab, am schlechtesten die Flexibilität und Anpassbarkeit der IT-Systeme mit 20 Prozent. Über ein Drittel attestiert den eigenen Portalen in puncto Sprache zudem Behördendeutsch statt verständlicher Formulierungen.
Brisant ist der Blick nach vorn. Wenn der demografische Wandel das Betreiben physischer Bürgerämter in kleinen Kommunen unmöglich macht, droht ein doppeltes Versagen des Staates, erst offline und dann online. 69 Prozent der Behörden halten dieses Szenario für eine ernste Gefahr. Die Botschaft der Studie ist eindeutig: Die Digitalisierung der Verwaltung läuft Gefahr, einen gesellschaftlichen Kipppunkt zu verpassen, wenn analoge Strukturen schneller wegbrechen, als digitale Alternativen tragfähig werden.