Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland: Woran es hapert

Die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland kommt nicht in die Gänge. Politisch wird der digitale Aufbruch regelmäßig beschworen, die administrative Realität sieht jedoch anders aus. Über die Gründe und mögliche Auswege diskutierten Experten aus Beratung, IT-Dienstleistung und Technologie in einer COMPUTERWOCHE-Expertenrunde, über die ich in der COMPUTERWOCHE berichtet habe.

Das OZG-Paradoxon: Digital auf dem Papier, analog in der Praxis

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) sollte den Rahmen für die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland liefern. In der Praxis hat es ein Umsetzungsparadoxon erzeugt. Viele Behörden stellen zwar Online-Formulare bereit, übertragen die eingereichten Daten anschließend aber manuell in nachgelagerte IT-Systeme, oder drucken sie aus und archivieren sie physisch. Formal erfüllen sie damit den gesetzlichen Auftrag. Prozessseitig haben sie lediglich einen analogen Schritt durch einen digitalen ersetzt, ohne dabei Zeit oder Aufwand zu sparen.

Das Kernproblem ist kein technologisches, sondern ein politisches: Es fehlt der Mut, Verwaltungsprozesse radikal neu zu denken und, wo möglich, End-to-end zu automatisieren. Ein überzeugendes Nutzererlebnis gehört ebenso dazu. Verglichen mit intuitiven Apps aus der Privatwirtschaft fallen staatliche Online-Dienste bei der User-Experience massiv ab, sind zudem häufig in schwer verständlichem Behördendeutsch verfasst. Das private Shopping-Erlebnis beim Online-Händler kann und darf dabei nicht das Zielbild behördlicher Leistungen sein, hoheitliche Aufgaben setzen der Nutzererfahrung zwangsläufig Grenzen. Dennoch ist der Abstand zwischen dem, was technisch möglich wäre, und dem, was Behörden heute liefern, zu groß.

Föderalismus bremst die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland aus

Eine strukturelle Hürde bleibt die föderale Verfasstheit der Bundesrepublik. Lokale Verantwortlichkeiten blockieren zentrale Steuerung und Standardisierung. Das zeigt sich exemplarisch beim Einer-für-Alle-Modell (EfA): Die Anforderungen an eine digitale Sportstättenförderung unterscheiden sich in Bayern und Nordrhein-Westfalen so stark, dass eine einheitliche skalierbare Lösung kaum realisierbar ist.

Föderale Partikularinteressen lassen sich nur durch eine zentrale Orchestrierung mit verbindlichen Standards überwinden. Dass das gelingt, zeigen Zoll und Justiz, wo klare Zuständigkeiten und zentrale Budgets zu leistungsfähigen Fachlösungen geführt haben. Der Blick nach Österreich bestätigt, dass zentrale Koordination auch in einem föderalen System funktioniert, sofern der politische Wille zu klaren Entscheidungen vorhanden ist. Ein Digitalministerium mit echter Entscheidungskompetenz wäre dafür ein wichtiger Schritt, statt immer neue Gremien zu gründen, die folgenlos beraten.

Demografischer Wandel als Treiber

Der Handlungsdruck wächst, weil die Babyboomer-Generation kurz vor dem Ruhestand steht. Studien prognostizieren, dass dem öffentlichen Dienst bis 2030 zwischen 840.000 (McKinsey) und über einer Million (PwC) Vollzeitkräfte fehlen werden. Tarifstrukturen wie der TVöD erschweren die Rekrutierung von IT-Fachkräften zusätzlich. Gleichzeitig rückt eine Generation nach, die digitale Prozesse als selbstverständlich betrachtet und repetitive analoge Tätigkeiten nicht mehr akzeptiert. Der Generationenwechsel birgt damit auch eine Chance: Jüngere Mitarbeitende können die Digitalisierung von innen heraus voranbringen.

KI und Once-Only als technologische Hebel

Neue Technologien bieten konkrete Ansätze, um die Verwaltung effizienter zu machen. Die Registermodernisierung nach dem Once-Only-Prinzip ist dabei eine wichtige Voraussetzung: Bürger geben erforderliche Angaben nur einmal digital ein, die Verwaltung zieht sich die Daten aus vorhandenen Registern selbst. Robotic Process Automation und generative KI können Routineprozesse wie Baugenehmigungen End-to-end automatisieren und standardisieren, was Abweichungen verhindert und Mitarbeitende von Routineaufgaben entlastet.

Digitale Souveränität: Zwischen Anspruch und Milliarden-Verträgen

Beim KI- und Cloud-Einsatz stellt sich unweigerlich die Frage nach digitaler Souveränität. Digitale Souveränität bedeutet dabei nicht digitale Autarkie, was angesichts des technologischen Rückstands Europas unrealistisch wäre. Entscheidend ist, sich bewusst zu machen, welche Abhängigkeiten man eingeht, und diese kontrolliert zu steuern. Reversibilität, Interoperabilität und Multi-Cloud-Ansätze sind dabei die entscheidenden Stellschrauben.

Die Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit klafft hier besonders deutlich. Bundes- und Landesbehörden beschwören Souveränität und schließen trotzdem milliardenschwere Verträge ohne ausreichende Exit-Strategien ab. Allein deutsche Bundesbehörden gaben 2025 über 481 Millionen Euro für Microsoft-Lizenzen aus. Dabei hat die öffentliche Hand als größter Nachfrager digitaler Güter und Services alle Hebel in der Hand, digitale Souveränität als K.O.-Kriterium in Vergabeverfahren festzuschreiben. Verordnungen wie der EU Cyber Resilience Act und die NIS2-Richtlinie erhöhen den Druck zusätzlich, Souveränitäts- und Sicherheitsaspekte schon bei der Gestaltung von IT-Architekturen mitzudenken.

Was Corona über Veränderungsfähigkeit lehrt

Die entscheidende Frage ist keine technologische. Die Hürden sind organisatorische Starrheit und fehlender politischer Wille zur Entbürokratisierung. Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass die Verwaltung zur schnellen Transformation grundsätzlich fähig ist: Unter Druck wurden pragmatische Entscheidungen getroffen, neue Lösungen zügig eingeführt und ausgerollt. Die Lerneffekte verpufften danach schnell, der Rückfall in risikoaverse Handlungsmuster folgte.

Damit die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland wirklich gelingt, braucht es den Mut, bestehende Strukturen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen konsequent anzugehen und aufzubrechen. Scheitert sie, wird das als Staatsversagen wahrgenommen und untergräbt das Vertrauen in demokratische Institutionen weiter.